TOV vzw hecht veel belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van haar deelnemers. 

Al onze medewerkers gaan met de grootste zorg om met de hen toevertrouwde persoonsgegevens en behandelen deze strikt vertrouwelijk.
In deze privacyverklaring wordt omschreven welke persoonlijke gegevens wij van u kunnen verzamelen,
waarom wij deze gegevens willen verzamelen, hoe wij deze willen gebruiken en hoe wij hiermee willen omgaan. 
Wij nemen de nieuwe Europese privacywetgeving ter harte. 
In België is het bewaren van persoonsgegevens streng gereglementeerd. 

Persoonsgegevens

Met persoonsgegevens wordt alle informatie bedoeld waarmee iemand (een natuurlijk persoon) geïdentificeerd kan worden. Iemand kan rechtstreeks of onrechtstreeks worden geïdentificeerd, via een identificatienummer (bv. het rijksregisternummer), een adres, een online identificator (bv. een IP-adres) of één of meer elementen die kenmerkend zijn voor zijn of haar fysieke, fysiologische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit.

Welke persoonsgegevens houdt TOV vzw bij?

Vanuit website
Als je geen contact opneemt en louter de website ‘bezoekt’ houden we geen gegevens bij.
Als je gebruik maakt van het TOV- aanmeldingsformulier, ontvangt de directie dit document, omdat de directie ook instaat voor de eerste intakegesprekken. Je kan het formulier doormailen (hilde.vens@tov-vzw.be), maar ook via de post bezorgen.
We verzamelen geen bijkomende gegevens zonder jouw medeweten.  Jouw gegevens zullen niet gebruikt worden voor commerciële doeleinden.

Vanuit mailing
Persoonsgegevens kunnen bijgehouden worden op een mailinglijst die we gebruiken ter kennisgeving van aanbod en dienstverlening (vb. uitnodiging opendeurdag, bekendmaking persartikel, … ). Ten allen tijde kan je je uitschrijven via een eenvoudige mail ten aanzien van de directie (hilde.vens@tov-vzw.be). Jouw gegevens zullen niet gebruikt worden voor commerciële doeleinden.

Vanuit deelname aan vormingsaanbod
Als je ingeschreven bent voor of deelgenomen hebt aan een vormingsaanbod van TOV vzw worden in functie van vlotte dienstverlening en facturatie volgende gegevens bijgehouden: naam, adres, telefoonnummer, emailadres en rekeningnummer. Jouw gegevens zullen niet gebruikt worden voor commerciële doeleinden.

Via telefonische contactname
Als je je aanmeldt voor een informatieve vraag dan hoef je geen identificatiegegevens door te geven, er worden geen gegevens bewaard.
Als je je aanmeldt voor begeleiding dan vragen we om een vlotte dienstverlening te kunnen waarborgen om het aanmeldingsformulier in te vullen. We verzamelen geen bijkomende gegevens zonder jouw medeweten. Jouw gegevens zullen niet gebruikt worden voor commerciële doeleinden en worden bewaard op een beveiligd platform (dat valt onder de regelgeving van het medisch dossier).

Vanuit begeleidingstrajecten
Indien je aan een revalidatietraject of arbeidscoachingstraject begint, zullen er naast hoger vermelde persoonsgegevens (naam, geslacht, geboortedatum, adres, telefoonnummer, emailadres, verwijzer, gegevens huisarts, alle bijkomende informatie die je zelf doorgeeft) ook andere gegevens gevraagd worden, dit in functie van de opmaak van jouw persoonlijk dossier. 

Wie heeft toegang tot je persoonsgegevens?

Algemeen
Wij zorgen ervoor dat enkel de noodzakelijke personen toegang hebben tot de persoonsgegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd wordt en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Op deze manier nemen we passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken.
Al onze medewerkers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te respecteren.

Persoonlijk dossier
In het kader van jouw begeleidingstraject maken wij een dossier op waarin jouw persoonlijke gegevens en jouw traject-gebonden observaties en gegevens worden bewaard. De gegevens uit jouw dossier worden veilig bewaard en beschermd door de wetgeving betreffende het medisch dossier, de privacywetgeving en de wet op de patiënten-rechten.
Informatie uit jouw dossier wordt gedeeld met collega’s van het multidisciplinair team van TOV vzw en kan, mits jouw uitdrukkelijke toestemming en steeds in het belang van jouw persoonlijk traject, gedeeld worden met andere betrokken hulpverleners (bv. uw huisarts, de verwijzer, de dienst naar wie je verder verwezen wordt,…). We zullen telkens met jou bespreken waarom we contact willen opnemen met de andere betrokken hulpverleners en welke elementen we precies willen doorgeven of bespreken.

Gegevensverzameling in kader van erkenning van het centrum
Het ontwerpdecreet Geestelijke Gezondheid van 14 september 2018 geldt voor alle organisaties die werken rond geestelijke gezondheid en dus ook voor TOV vzw. Het decreet omvat  “alle bestaande regelgeving” van de sectoren in de geestelijke gezondheidszorg. 
Bestaande regelgeving bepaalt dat TOV vzw dient in te staan voor de ge-uniformiseerde verzameling van geanonimiseerde kwantitatieve en kwalitatieve gegevens van de kenmerken van de patiëntenpopulatie en van de geleverde zorg. Bedoeling hiervan is het leveren van relevante informatie aan de overheden met het oog op de opvolging van de werking en evaluatie van de sector.
Dit betekent dat wij niet-geïndividualiseerde gegevens, geanonimiseerd en gecodeerd conform de gestelde verwachtingen doorgeven aan het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid.

Gegevensverzameling in het kader van onderzoek
De toezichtgevende overheid kan bepalen dat TOV vzw haar medewerking dient te verlenen aan wetenschappelijk onderzoek met betrekking tot de volksgezondheid. Indien TOV vzw gevraagd wordt om mee te werken aan een onderzoek waarvoor wij gegevens betreffende jouw persoon dienen over te maken, zal je hierover verder worden geïnformeerd.

Inzage, correctie of verwijderen van persoonsgegevens
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Jouw verzoek tot inzage, correctie of verwijderen doe je als volgt:

• met betrekking tot mailingbestanden: correctie of verwijderen van de persoonsgegevens via een mail aan de directie (hilde.vens@tov-vzw.be)
• met betrekking tot je revalidatie- of arbeidscoachingstraject: correctie van de persoonsgegevens via je hulpverlener of via een mail aan de directie (hilde.vens@tov-vzw.be)
• met betrekking tot je revalidatie- of arbeidscoachingstraject: inzage van je dossier via je hulpverlener

Uiterlijk binnen de vier weken zal op dit verzoek gereageerd worden.

Bewaartermijn gegevens
Wij bewaren gegevens volgens de termijnen die wettelijk bepaald zijn en niet langer dan noodzakelijk.
Gezien onze dossiers vallen onder medische gegevens, is de wettelijke bewaartermijn hiervan 30 jaar.
De bewaartermijn is 7 jaar voor facturatiegegevens uit cliëntenbestanden en facturatiegegevens inzake aangeboden vormingen die dienen als boekhoudkundig verantwoordingsstuk.
Gegevens verkregen uit de klachtenprocedure worden 3 jaar bewaard.

Beveiliging
Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens tot een minimum te beperken. Zo zetten we in op volgende maatregelen:
Toegang tot digitale persoonsgegevens is gelimiteerd en afgeschermd met gebruikersnaam en wachtwoord.
Toegang tot schriftelijke persoonsgegevens: deze worden bewaard achter slot en grendel.

Wijziging in deze privacyverklaring
TOV vzw kan ten alle tijde het privacybeleid veranderen, dit naar aanleiding van verandering in haar diensten of geldende regelgeving.  De gewijzigde voorwaarden worden dan bekendgemaakt op deze website en gelden vanaf het moment dat ze bekendgemaakt worden.